Jak si vybrat informační systém

21. 01 2013 | Klíčem k úspěšnému zavedení nového informačního systému, který je základem pro efektivní fungování společnosti, je výběr vhodného ERP řešení a s tím související výběr optimálního dodavatele. 

Výměna informačního systému nebo přechod z krabicového řešení na ERP systém je velmi zásadní změnou ve společnosti. Implementace ERP představuje pro firmu příležitost, jak odstranit neefektivní postupy, změnit a optimalizovat firemní myšlení a nastavit nová pravidla fungování společnosti. Na začátku si musí firma ujasnit, proč chce systém změnit, co od změny očekává a co má být cílem zavedení nového IS.  

Pokud management nebude vědět co je cílem zavedení nového informačního systému, jak potom chce vedení vysvětlit potřebu nového IS zaměstnancům, kteří ho mají využívat. Pracovníci se mohou se obávat, že jim bude najednou vidět do karet a budou snáze kontrolovatelní. Zaměstnanci budou tedy za zvýšené úsilí při zavedení systému také očekávat, že se ve firmě změní něco k lepšímu. 
 
Shrňte si proto veškeré požadavky na nový informační systém. Zainteresujte Vaše zaměstnance, komunikujte s nimi o potřebné změně. Spolupracujte se členy všech oddělení, v nichž bude nový IS využíván a kteří by měli vznést své požadavky na jeho funkcionalitu. 
 
Výběr vhodného systému je prvním krokem, ale ne nejdůležitějším krokem. Ani ten na první pohled nejmodernější a vyhovující systém nemusí splnit původní očekávání, není-li správně implementován. Pouhé okopírování současných procesů v podniku do nového informačního systému nestačí. 
 
V následujících dílech Vás budeme informovat o úskalích výběru informačního systému, možných problémech při implementaci a dále o následném rozvoji systému.
 
Výběr ERP systému se řadí k dlouhodobým a strategickým rozhodnutím a je nutné mu proto věnovat dostatečnou pozornost. Potenciální implementační partnery doporučujeme hledat u konkurence, Vašich obchodních partnerů či na odborných webech nebo ve specializovaných publikacích.
 
Úspěch nasazení informačního systému a budoucnost podnikání závisí mj. na tom, zda dodavatel ERP systému dokáže pružně reagovat na změny technologií, dále informační systém rozvíjet a podporovat dle potřeb zákazníkova podnikání. Klíčová je rovněž znalost oboru podnikání zákazníka. Ptejte se proto, jak probíhal vývoj nabízeného ERP systému v minulosti, jaké jsou aktuální novinky a jaké vize společnost s informačním systémem má.
 
Ačkoliv se říká, peníze vždy až na prvním místě, dbejte i na další kritéria. Posuďte velikost dodavatele, historii informačního systému, pozici na trhu, zkušenosti s implementací ve Vašem oboru. U informačního systému hledejte požadovanou funkčnost, ptejte se na možnosti přizpůsobení systému Vašim konkrétním požadavkům. Nechte si informační systém předvést, zhodnoťte jeho filozofii obsluhy, jednoduchost a přehlednost, přívětivost uživatelského prostředí atd. Vyžádejte si u dodavatele referenční návštěvu u některého ze stávajících zákazníků, ať máte k dispozici další pohled.
 
POZOR – při návštěvě nemusí pracovníci firmy zcela detailně znát funkčnost IS a jeho možnosti. Podobně může být využívána jiná funkčnost a nastavení IS. Tzn., že když na referenční návštěvě neuvidíte přesně požadovanou funkčnost neznamená to, že informační systém tuto funkčnost nemá a nebo ji nepodporuje. Může to vyplývat z neznalosti pracovníka referenční firmy. Proto je nutno se vždy informovat u pracovníků dodavatele zda systém touto požadovanou funkčností disponuje.
 
Ptejte se na metodiku zavádění informačního systému. Vhodné řešení je např. formou projektu s kontrolními body, kdy si obě dvě strany ujasňují a upřesňují své požadavky a dochází k průběžné kontrole prováděných prací.
 
S pořízením informačního systému často souvisí i nákup nové techniky, na které bude systém pořizován. Zjistěte si hardwarové požadavky na provoz informačního systému.
 
Nákupem a následným zavedením informačního systému to nekončí. Ptejte se po aktualizacích systému, platbám za maintenance (technickou podporu), poplatcích za další úpravy systému vzniklých na základě Vašich požadavků z běžné činnosti a rychlosti jejich implementace do IS. V oblasti informačních systémů je dnes již běžná praxe ročních poplatků na údržbu, jejíž součástí je často telefonická podpora, nárok na nové verze a především dílčí updaty systému, např. z důvodu úprav legislativy.
 
Zvýšená efektivita díky dobře vybranému a správně implementovanému ERP systému ovlivňuje řadu oblastí. Dochází k eliminaci duplicitního zadávání dat, tzn. data jsou do systému zadávána pouze jednou a využívají se napříč informačním systémem. Možnost přeposílání a schvalování dokladů v rámci firemního workflow napomáhá snížení administrativy. Optimalizace skladového hospodářství, zrychlení informačního toku podpořeného informačním systémem zvyšuje přehlednost o stavu zakázky vůči zákazníkovi, čímž mj. dochází i ke zvyšování spokojenosti a loajality zákazníků. Díky snadné dostupnosti aktuálních informací má vedení firmy k dispozici data potřebná k řízení společnosti. 
 
Společnost KTK SOFTWARE s.r.o. vyvíjí a implementuje informační systém KTKw. Historie systému sahá až do roku 1992, kdy se vyvíjel systém na platformě MS DOS. V současné době prochází IS KTKw výraznými změnami. Je právě testován v nové verzi vývojového prostředí. Bude tedy ještě více uživatelsky přívětivější, jednodušší na obsluhu, přehlednější včetně moderního vzhledu a nabídne další vymoženosti plynoucí z používání moderních informačních technologií. Informační systém KTKw byl nasazen do mnoha společností různých velikostí z mnoha oborů. Nabízí i specializovaná řešení vhodná např. pro společnosti pracující s rozměrovým - hutním materiálem nebo využívající čárový kód atd. Více informací o dodavateli informačního systému KTKw se dozvíte na stránkách www.ktksoftware.cz.
 
V dalším díle se seznámíme s obsahem pojmu implementace a s jejími případnými úskalími. Máte-li zájem o zaslání celého článku, tak zašlete e-mail na adresu obchod@ktksoftware.cz. 
 

Diskuse

Speciály

Naše magazíny

Novinky ze světa bydlení, aut, techniky ...

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Váš partner BusinessMC

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Váš partner BusinessMC

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Váš partner BusinessMC

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Grand Auto a Moto