2. díl - Úskalí implementace informačního systému

26. 02 2013 | Na základě sepsaných požadavků jednotlivých oddělení, uskutečněných prezentací, jednání, a referenčních návštěv byl vybrán nejvhodnější informační systém. Po výběru informačního systému, potažmo implementačního partnera je možné přejít k jeho implementaci. Implementací se rozumí soubor činností a služeb, které vedou k úspěšnému zahájení provozu informačního systému v konkrétních podmínkách konkrétního zákazníka. Implementace ERP představuje velmi složitý, kapacitně i časově náročný soubor činností (obecně označovaný jako projekt) jak pro zákazníka, tak i pro implementačního partnera. Všechny etapy tohoto projektu jsou navzájem propojené a ovlivňují se. Proto se nedoporučuje podcenění kterékoliv části implementace, neboť by to mělo negativní dopad na celkový výsledek projektu.

Je nutné si uvědomit fakt, že změna IS nemusí být dobře přijímána ze strany zaměstnanců a nějakou dobu její realizace potrvá. Celkově je nutné věnovat přípravě a implementaci mnoho času. Pro členy týmu – klíčové zaměstnance/vedoucí pracovníky/členy projektového týmu znamená projekt implementace nového informačního systému časové vytížení většinou nad rámec jejich standardní pracovní náplně. Je proto vhodné mít nadefinované motivační nástroje, které nabídne firma vlastnímu realizačnímu týmu v případě splnění kritérií pro zavedení IS. 

Připravované změny je nutné probírat se zaměstnanci, vysvětlit jim, proč ke změně dochází a jaké to pro ně bude mít přínosy. Velmi důležité je jejich aktivní zapojení do plánované změny, tzn. zjišťování požadavků na nový systém, vyptávání se ve firmě, co je principiálně špatně a co by šlo zlepšit a získávání i následné zpětné vazby. Pokud budou některé jejich nápady v rámci implementace reflektovány, je větší pravděpodobnost sžití se s novým informačním systémem, protože se sami na jeho implementaci podíleli.
 
Z velké části je právě úspěšnost nasazení nového informačního systému a následné dosažení zlepšení, úspor a nárůstu efektivity práce dána především správným přijetím zaměstnanců. 
 
Proces implementace lze shrnout do následujících činností.
 
Jedna z nejdůležitějších fází implementace informačního systému je procesní analýza. Výsledkem zpracování této analýzy procesů a potřeb klienta by mělo být konkrétní a přesné zadání pro implementačního partnera. Nepřesně a nekonkrétně definované procesy, role a zodpovědnosti v dalších fázích projektu generují vícepráce, posuny termínů, další náklady a s tím nespokojenost zákazníka i dodavatele. Se změnou IS dochází i ke změnám ve fungování firmy, proto je tato chvíle nejvhodnějším obdobím pro redefinici špatně fungujících procesů. Pokud je tato fáze jednou stranou podceněna, může dojít k zavedení systému, který neodpovídá původním představám a požadavkům a neplní tedy svoji funkci. 
 
Úvodní analýza specifikuje mj. náročnost zavedení IS po stránce finanční, časové i technologické. Zahrnuje zmapování stávajících firemních procesů a jejich podporu novým informačním systémem. Dále obsahuje i informace týkající se přenosů dat a nově vytvářené struktury dat. 
 
Výsledkem zpracování analýzy je návrh řešení (zpracování Studie na dodávku a implementaci informačního systému), který obsahuje detailní popis pracovních postupů v novém informačním systému. 
 
Pro využívání všech plánovaných funkcí a datových vazeb je nutné systém správně nastavit. Při nastavování systému dochází k založení základních údajů o firmě, k založení parametrů, číselných řad dokladů veškerých číselníků pro práci s IS atd. Je nutné připravit systém tak, aby bylo možné jej plnit kmenovými daty (převod – migrace dat ze stávajícího systému či zakládání nových dat)
 
Každá firma nějakým způsobem pracuje s daty, ať již v informačním systému, Excelu či v jiné podobě. Historie dat představuje bohatství firmy, proto se velmi často převádí data do nového informačního systému. Změna systému je často využívána k pročištění stávajících dat a vyřazení neaktuálních dat.
 
Jsou-li nastaveny parametry systému dle schválené verze Studie, zadány číselníky, které obsahují firemní data, nastaveny parametry pro jednotlivé uživatele a firemní procesy, je možné přejít ke školení klíčových pracovníků, kteří ověří požadovanou a předem definovanou funkčnost systému ve specifických podmínkách vlastní firmy (akceptační testy). Cílem tohoto kroku je zjištění případných problémů před školením koncových uživatelů a případným zkušebním provozem IS.
 
Akceptační testy slouží k ověření požadované funkčnosti, správnosti nastavení, objevení případných problémů a doladění různých uživatelských vylepšení. Systém se odlaďuje tak, aby byl co nejlépe schopen plnit dříve vytyčené požadavky a funkce. 
 
Proběhnou-li akceptační testy v pořádku, je možné proškolit koncové uživatele systému. 
 
Před zahájením rutinního provozu je nutné ještě převést konečná aktuální data (počáteční stavy, číselníky, účtovou osnovou atd.)
 
Po převodu dat, ověření funkčnosti a zaškolení pracovníků může dojít k zahájení rutinního provozu.
 
Proces implementace se skládá z mnoha činností, během kterých může dojít k rozporům mezi zákazníkem a implementačním partnerem.
 
Níže uvádíme shrnutí nejčastějších úskalí při implementaci nového informačního systému.
 
- nedostatečně ujasněná strategie rozvoje firmy – neujasněné představy a cíle
- nedostatečně přesně a podrobně specifikované firemní procesy a požadavky 
- nedostatek finančních zdrojů na realizaci projektu a změny implementace IS
- nedostatečné kompetence pracovníků projektového týmu
- podcenění uživatelských připomínek a testování
- nedodržení termínu instalace hardwaru
- nedostatečný rozsah školení uživatelů
- opomenutí kontroly kvality kmenových dat apod.
- odpor vůči změně, neochota pracovníků změnit stávající procesy a postupy práce
 
Úskalí při zavádění ERP systému se může vyskytnout mnoho. Pokud si však strany hned na začátku ujasní svá očekávání, definují cíle, určí kompetence (kdo kdy co dělá a za co je zodpovědný), pak obě strany směřují projekt jedním směrem a pravděpodobnost úspěchu nasazení informačního systému bez větších komplikací je tím pádem relativně vysoká.
 
Proces implementace je vždy činnost minimálně dvou stran a je proto velmi důležité vybrat si vhodného implementačního partnera. 
 
Společnost KTK SOFTWARE s.r.o. si je vědoma významu rozhodnutí o výběru nového informačního systému. Nabízí proto svým zákazníkům kromě standardní prezentace a předvedení systému na zákazníkových datech i zdarma zpracování tzv. Předimplementační studie, která slouží k získání konkrétnějších představ a vizí zákazníka o funkčnosti nového IS, sběru základních podkladů o stávajícím principu fungování společnosti. Na základě získaných informací dojde i k aktualizaci cenové nabídky. 
 
Ačkoliv není zvykem u ERP systému poskytovat demoverzi, společnost KTK SOFTWARE s.r.o. umožňuje zákazníkům si systém za určitých podmínek vyzkoušet. 
Implementace informačního systému probíhá na základě propracovaných metod pro zavádění informačních systémů a dále vychází z letitých zkušeností. Neustálá komunikace zákazníka a dodavatele je základem úspěšné implementace. Společnost dbá na to, aby se vedoucí projektu aktivně podíleli na organizování a řízení jednotlivých činností v rámci projektu, měli aktuální informace o stavu a průběhu implementace, o plánovaných krocích a mohli k jednotlivým krokům případně přijmout vhodná opatření.
 
Školení uživatelů neprobíhá formou pouhého rozdání uživatelských manuálů, ani formou prezentace. Uživatelé pod vedením odborného školitele si v systému zkouší základní postupy, které vyžaduje jejich běžná pracovní náplň. 
 
Díky použité metodice dodávky IS využívají systém pracovníci, kteří jsou důkladně proškoleni na činnosti, které provádějí v rámci svoji pracovní náplně a role (sklad, účetní, obchodník, …)
 
Chcete-li si vybrat spolehlivého partnera na implementaci informačního systému se zkušenostmi z realizace projektů ve firmách s různou velikosti a předmětem činnosti, neváhejte nás oslovit na dále uvedených kontaktech
 

Diskuse

Speciály

Naše magazíny

Novinky ze světa bydlení, aut, techniky ...

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Váš partner BusinessMC

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Váš partner BusinessMC

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Váš partner BusinessMC

Námi vytvořené webové stránky a eshopy... Grand Auto a Moto