V čem je výhoda „digitální firmy“?
Období koronaviru opět přispělo k zamyšlení se nad současným fungováním mnoha společností. Aby mohl fungovat home office, musí být zaměstnanci vybaveni vhodným technickým vybavením. Velmi důležitým předpokladem je, že lidé nevyužívají pouze papírovou podobu dokumentů, ale využívají možnosti informačního systému.
Jsou tak zvyklí např.
- Nepřenášet papíry z kanceláře do kanceláře, ale využívat např. el. předáváním dokladů, schvalování, vyjadřování se k dokumentům (Workflow)
- Využívat online úkolování / připomínkování
- Využívají elektronický kalendář – sdílení údajů s kolegy, plánování hromadných akcí (např. reklamní a marketingové kampaně)
- Zasílají el.faktury (pdf / isdoc / edi) emailem
- Využívají elektronický podpis a datové schránky pro komunikaci se státní správou
Bezpapírová, tzv.“chytrá kancelář“ šetří nejen přírodu, ale také čas a peníze.
- Úspora místa (nemuset mít šanony)
- Úspora peněz (za spotřební materiál např. papír, inkoust, kancelářské potřeby i prostory)
- Ochrana životního prostředí
Většina středně velkých firem využívá již nějaký informační systém (ERP), ve kterém evidují např. účetní doklady (faktury, pokladní doklady), výrobní doklady (výrobní dokumentaci, výrobní příkazy, odvádění práce na zakázkách), skladové doklady (příjemky, výdejky, …). Problémem je nedostatečné využívání těchto možností. Přitom nejde o nic nákladného. Všechny tyto doklady mohou být na jednom místě, v ERP systému je možné s nimi snadno pracovat (vyhledávat, zobrazovat, přeposílat, dále s nimi pracovat)
Výhodou el. verze dokumentů je fakt, že nemusíte informace shánět napříč firmou z různých oddělení na různých místech (kancelář – šanony, stůl, email, počítač, systém..), ale vše máte na jednom místě.
Dle přístupových práv vidí všichni, co mají vidět…a je na první pohled zřejmé, u koho se dokument „nachází“. Kdo se nevyjádřil, zda byl dokument vůbec předán. Bude tak konec výmluvám na někoho jiného, že neměl k dispozici podklady a proto nemohl dále pracovat a plnit další úkoly atd.
Jistým přínosem je zastupitelnost lidí, neboť vše je na jednom místě a lidé mají k dokumentům nastavená přístupová práva. V případě nemoci či absence je možné se k informacím snadno dostat a následně delegovat úkoly v rámci kolektivu.
Rychlost získání informací je neméně důležitým aspektem při rozhodování.
Nyní se nebavíme o zabezpečení, nakládání s elektronickými podpisy a dalších záležitostech, které podléhají platné legislativě. Neřešíme DMS (Document Management System), což považuji již za „vyšší level“ a zmíníme se o tom v jiném příspěvku, ale řešíme základní využívání provázaného ERP řešení.
IS KTKw představuje ERP systém, jehož zavedením se zvyšuje možnost vybudování „bezpapírové firmy“, odstraňuje se chybovost zpracování, dochází k lepšímu využívání času pro ekonomicky přínosné činnosti.
S KTKw už nebudete řešit manuální přepisování, kontrolu, schvalování dat a celkově nepružnou práci s daty prostřednictvím
Hlavní cíle vize KTK – digitální firma:
• postupné zavedení moderních technologií v jednotlivých částech firmy
• zvyšování efektivity práce prostřednictvím optimalizace a digitálně automatizovaných firemních procesů
• usnadnit a zrychlit komunikaci mezi zaměstnanci
• eliminace neproduktivních činností a chybovosti, tj. úspory času a peněz
• získat lepší přehled o fungování společnosti, klíčové informace pro řízení firmy
Digitalizace není o "šetření papíru", ale o efektivitě, flexibilitě a produktivitě.
Digitalizace musí být postavena na datech, tzn. "Vaše data = Vaše příležitost".
Přínosy digitální firmy:
• automatizace procesů – zjednodušení zpracování
• automatizace rozhodování - zvýšení kvality dostupných informací pro rozhodování (přístup k dokumentům na základě oprávnění)
• eliminace papírů
• snížení nákladů (na tisk, opakované kopírování dokumentů), zvýšení produktivity (snadné vyhledávání v dokumentech)
• posílení konkurenceschopnosti
• rychlejší reakce na požadavky a příležitosti na trhu
• získání nových zákazníků, využití nových příležitostí na trhu
• efektivnější sdílení dat napříč organizačními a geografickými útvary – zlepšení spolupráce zaměstnanců na dálku
• šetrnost k životnímu prostředí
• snadné zálohování a tím i zabezpečení dokument proti živelným pohromám či krádeži
Bariéry digitalizace
• obavy z nedostatku finančních zdrojů
• obavy z bezpečnosti
• připravenost zaměstnanců za změnu
• odlišné představy pracovníků firmy o způsob řešení digitalizace
Společnost KTK SOFTWARE s.r.o. nabízí i službu Podpora pro digitalizaci firmy.
Využívat jednou nasbíraná data se zdá být tak jednoduché, avšak spousta firem s tím stále bojuje. Příště se zaměříme na výhody související s výrobní firmou.
